En savoir plus sur le contrôle des comptes par le conseil syndical

Avoir un œil sur ses avoirs est une obligation pour tout propriétaire. Et cela vaut également pour la copropriété. À travers un bilan des comptes de l’activité, vous pouvez avoir une vision de l’état de santé du bien immobilier. Mais avant d’interpréter ces données, il faut s’assurer que les comptes restent fiables. Qui est responsable du contrôle des comptes ? Qu’est-ce que le contrôle des comptes ? Comment doit-on procéder ?

Pourquoi faire un contrôle des comptes ?

Pour en savoir plus sur le syndic de copropriété et sa gestion proprement dite, le conseil syndical effectue un contrôle. Ce contrôle vise à éviter toute fraude dans les comptes de la copropriété. Cette opération permet aux copropriétaires d’être plus rassurés. En effet, les comptes doivent représenter la réalité économique de la copropriété. Ils doivent également respecter les divers contrats dans lesquels elle s’est engagée.

Au-delà de l’obligation légale, l’inspection des comptes permet d’établir un lien de confiance entre le syndic et les copropriétaires. À titre d’information, la vérification des comptes s’avère nécessaire, même dans le cas d’une copropriété bénévole.

Le conseil syndical : le contrôleur des comptes

La loi 65-557 du 10 juillet 1965 fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Dans son article 21, cette loi détermine le rôle du syndic et du conseil syndical. En effet, le conseil syndical a pour mission de vérifier et contrôler la gestion du syndic de la copropriété.

Généralement, ce comité se compose de copropriétaires élus en assemblée générale. Il sert de médiateur entre les copropriétaires et le syndic. Dans sa mission de vérification, le conseil syndical peut solliciter l’avis d’un professionnel de son choix.

Comment contrôler les comptes de la copropriété ?

1.     Prendre rendez-vous auprès du syndic

Préalablement à toute vérification au niveau des comptes, le conseil syndical doit prévenir le syndic afin de fixer un rendez-vous. Cette notification permet aussi de préparer les documents relatifs au processus de contrôle des comptes. Essentiellement, les documents demandés correspondent aux factures et pièces comptables, aux relevés bancaires et aux documents de gestion de la copropriété. En fonction du contrat, des honoraires du syndic sont à prévoir lors de la prise de rendez-vous. Avant la réunion en question, le conseil syndical va vérifier les documents communiqués par le syndic. La vérification de ces documents permettra d’établir les points à élucider lors de la réunion avec le syndic.

2.     Contrôler les comptes

La vérification des factures

La première vérification des comptes consiste à s’assurer que les éléments comptabilisés soient correctement documentés par une facture. De même, le conseil syndical devra vérifier la correspondance de chaque ligne de dépense avec le budget de la copropriété. Tout dépassement fera l’objet d’une réquisition lors de la réunion de restitution. Aussi, les écritures comptables non justifiées devront être examinées auprès du syndic.

Le rapprochement des factures avec les décaissements

Pour valider l’existence des factures, le conseil syndical peut rapprocher les factures avec les pièces de décaissement correspondantes. Cette étape permet d’être sûr et certain que la dépense existe bel et bien. Dans le doute, le conseil syndical peut procéder à une demande de confirmation auprès des fournisseurs.

L’examen des contrats

Chaque contrat qui engage la copropriété doit faire l’objet d’une vérification par le conseil syndical. Cela va du respect des termes du contrat (montant, échéance, conditions, etc.) à la sélection du prestataire. Cette étape permet de confirmer la rationalité du contrat par rapport au marché.

L’établissement du rapport et la validation des comptes

À la suite de la vérification des comptes, le conseil syndical doit établir un rapport faisant état des anomalies constatées. Ce rapport servira d’élément de base aux questions à poser auprès du syndic en vue de la validation des comptes.

Vous connaissez maintenant l’utilité du contrôle des comptes par le conseil syndical. Cette étape sert, non seulement à rassurer les copropriétaires, mais aussi à vérifier le travail du syndic. La vérification des comptes apporte une vue globale de l’état de santé financière de la copropriété et limite les risques de fraude. Dans le cas où les copropriétaires souhaitent changer de syndic, cette démarche est très importante avant la passation qui s’effectue entre l’ancien et le nouveau gestionnaire.

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